Как оптимизирах времето си и постигнах по-добра ефективност в бизнеса

Като собственик на бизнес пред мен често стоят по поне 50+ задачи, на ден получавам над 100 мейла и провеждам немалко разговори. В допълнение върша различни дейности, за които се изискват коренно различни умения: от административно управление, през писане на съдържание, разговори с клиенти с цел продажби, управление на финансите, анализ на реклами, участие в брейнсторминг срещи за нови креативни концепции и т.н. И всичко това съчетано с 2 деца, за които следва да се грижа вкъщи.
През годините нормално допусках редица грешки в управлението на личното си време и личната си енергия, но стигнах до няколко извода и разработих няколко навика, с които успях да оптимизирам голяма част от времето си.

Ето няколко промени, които въведох в начина си на работа и които ми помогнаха да бъда по-ефективна:

ПОДГОТОВКАТА ЗА ПО-ДОБРО УПРАВЛЕНИЕ НА ВРЕМЕТО

1. Дайте си сметка какво правите – аз правя реклама, с хората в моята фирма правим реклама. Само че тази най-общо казано реклама я разбихме на малки парченца. Имаме отделни процеси, които протичат при реализирането на отделните продукти например:
a. Административна работа – всякакви неща като съставяне и подписване на договори например;
b. Финанси – например издаването на фактури и отчетността на ефективността на фирмата;
c. Вътрешен маркетинг;
d. Проектен мениджмънт – всичките разговори и писане на мейли с клиенти;
e. Дизайн – от тежка интелектуална работа като съставянето на криейтиви, до по-елементарна като адаптация на дизайн;
f. Писане на съдържание – постове, статии и т.н., някои на български, други на други езици;
g. Почивка – да, хората имат нужда и от това.
И т.н. Раздробих целия си бизнес на съставните му части. Разпределих дейностите на такива, които носят приходи (например медия-планирането), и такива, които не са директни носители на приходи и направо са си разходно перо (например част от административната работа). Получи се един дълъг списък с над 100 групи от задачи и под задачи.
Всяка задача и подзадача получи цена или стойност, която струва (дори да не носи приходи на фирмата, тя има стойност и трябва най-малкото да дойде в разходната част).
Всяка задача беше разпределена и към съответен отговорник.

2. Намерете софтуер, който да отговаря на вашите нужди – ако ви е за първи път, започнете със софтуер, който е супер прост за употреба. В противен случай ще срещнете както вътрешна съпротива, така и съпротива от екипа ви да го ползвате. Ние започнахме да използваме Toggle, а в момента и през последните няколко години компанията работи с Harvest.
След като намерите вашия софтуер, входирайте вътре процесите. Така ще улесните впоследствие собствената си работа и работата на хората от екипа ви. Хубаво е този софтуер или да има, или да го интегрирате със система за BI.

3. Записвайте си какво правите през деня, седмицата и месеца – всички сме чували колко е хубаво да си водиш дневник. При мен всичко започна когато един колега, който вече работи в Щатите, ми каза – започна да си тракваш времето. И така един ден просто седнах и и взех да си записвам в какво ми отива времето. Използвайте го постоянно, както вие така и екипа ви. Много е важно да бъдете обективни – ако лъжете някой, това сте самите себе си. Не надписвайте часове на клиентите си, не подценявайте часовете, в които не сте работили и сте си чели Фейсбук например. Вписвайте всичко, така, както е.

4. Анализирайте – това е най-важното – да си направите анализ на това какво се случва през деня ви, седмицата и месеца. Дайте си ясна сметка къде губите време и енергия в работното си пространство, къде може да оптимизирате, от къде изкарвате пари, и къде губите, поради това, че не калкулирате достатъчно на клиентите си. Добрата разработка на този софтуер ни помогна да преосмисля начина на работа в компанията и да въведем нови практики, които ни помогнаха да бъдем по-ефективни и печеливши.

РИТУАЛИТЕ, КОИТО ИМАМЕ

1. Направете групи от задачи, които да изпълнявате в един и същи ден – ние например въведохме процедура по фактуриране и отчитане на ефекта от кампаниите и от свършеното предходния месец в един единствен ден. Така концентрираме цялата работа и това повиши ефективността ни с около 400%. Ако преди за отчитането и фактурирането на месечните ни клиенти 3ма човека отделяха по 1.5 – 2 дена, в момента този процес го осъществява 1 човек за 1 ден. Разбира се подобна промяна изисква и работата със софтуер, който да оптимизира процеса по рипортинг например. За да бъдете още по-ефективни отделете дни, в които да правите само едно нещо. Аз например в деня за фактуриране не приемам и не насрочвам срещи. Това е време, в което се концентрирам заедно с човек от екипа ми да свършим административната и финансовата работа.

2. Не бъдете винаги на линия – често срещана грешка е да сте винаги налични на телефона си. Научих се да оставям настрана телефона си и други устройства, които могат да ме разсейват, когато върша дадена работа. Концентрирането в една задача повишава нейното качество и съкращава времето, за която я реализирате. Не се плашете, ако не сте отговорили на дадено позвъняване или не сте върнали отговор на даден мейл веднага. Повечето от нас работят в бизнеси, които не са животозастрашаващи.

3. Не вършим по 2 неща едновременно – ако погледнете графика на колегите ще видите, че често те работят по 1 до максимум 3 проекта в рамките на деня. Обособяването на блокове, в които работим по дадена тема повиши ефективността. Стараем се да възпитаваме и клиентите ни да влязат в този ритъм – когато се работи от наша страна по проекта, да бъдат и те на линия, за да може да комуникираме и по-бързо да свършим работата. Имайте предвид, че на повечето хора са им необходими поне 15 минути, за да се прехвърлят пълноценно от една задача на друга.

4. Оперативки – винаги започваме седмицата със среща на целия екип в понеделник, 10 часа. Това е времето, в което си казваме какво има да се свържи, какво не сме свършили. Хората имат нужда да виждат голяма картинка в компанията или поне да знаят по какви проекти се работи. Оперативките се стараем да бъдат кратки и точни, за да не отегчават. Обикновено протичат в рамките на половин час.

5. Връщайте отговори навреме – всеки ден отделям по поне половин час, в който да отговоря на всичките си мейли и задачи или да ги разпределя към съответните колеги. Особено ако сте проектен мениджър или главен мениджър отделете задължително всеки ден в програмата си време за отговори на съобщения. В противен случай може да стигнете до ситуация, в която партньорите ви не са доволни и създавате повече напрежение надолу по веригата.

6. Отделете време за нищоправене – ами не е съвсем нищоправене, но да го наречем така. От работата с time-tracking система, установих, че ефективно човек може да работи по 5-6 часа на ден. В останалото време той просто стои пред компютъра. В компанията например не очакваме колегите да имат ефективни 8 работни часа. Особено когато работиш интелектуална работа, това е изключително трудно и ако го практикуваш дълго време стигаш до бърн аут. Отделете време, в което екипите ви и вие ще седнете в някоя стая и ще си говорите за нещата от живота, или ще прочете някоя статия, или ще се запознаете с нещо ново и интересно. Това са онези моменти, които ви освежават и ви дават нов заряд за работа. Важно е да отделяте време за почивки – в закона пише 15 минути на всеки час, ако работите с компютър. Вярно е, че рядко се спазва, но поне на всеки два часа може да отделите мин. 20 минути за дейност, която ви разсейва.

7. Разработихме планьор – Everyday is good for Digital Marketing Group е планьор, който разработихме с нашия екип, и който отговаря на нуждите, които имаме като дигитална агенция, но виждаме, че работи и за много от нашите клиенти. В него записваме седмичната си програмата, проектите по които работим в съответната седмица, отделили сме място за записки и размисли и завършваме с анализ на изминалата седмица. Открихме, че той помага изключително много. Виждаме го често в офисите, в които отиваме. В него има няколко скрити неща, които ни помагат да сме по-продуктивни:

8. Приоритизираме това, което е важно, а не това, което е спешно. Ако искате разгледайте Матрицата на Айзенховър, за да разберете за какво говорим. Много често ние се концентрираме върху тези задачи, за които се вдига повече шум, а не върху тези, които са наистина важни за бизнеса и за нас самите. Много е трудно един човек успоредно да движи 30-40 проекта и задачки. Затова просто сме отделили място за проектите, върху които всеки от нас има да работи през седмицата. Избягваме т.нар. to-do листи, в които се подреждат една под друга задачките и ги вършиш по ред на номерата. Групираме задачите по видове (например писане на съдържание за социални медии) или по клиенти (днес ще работим няколко човека по клиента Х).

9. Определете кога сте най-ефективни и тогава вършете най-трудните и важни задачи – аз например много често не съм ефективна сутрин рано. Поради това като дойда на работа поемам за около половин час да свърша задачите, които не изискват усилена интелектуална работа. Това ми помага да навляза в работен ритъм и да имам по-добра концентрация в последствие. Забелязала съм, че повечето хора са най-активни или около 11 часа, или около 16 часа. Затова се старя в тези периоди да насрочваме по-важните срещи. Рано сутрин или около обяд повечето хора все още за разсеяни.

НЯКОЛКО НЕЩА, КОИТО СА СУПЕР ВАЖНИ и КОИТО НЕ ПРАВИМ

1. Разходки навън – Витоша е само на няколко минути от нашия офис, както и Южния парк. Две страхотни места, където можем да се разхождаме преди, по време или след работа. В това отношение хората в малките градове са доста по-облагодетелствани, защото имат повече пространство да се разхождат и колите не са им чак толкова супер важни.

2. Спортуване – в офиса имаме басейн, фитнес, сауна, парна баня, супер градина. Познайте – нито аз, нито колегите ги ползваме редовно. Иначе банските ни стоят в офисната баня. … а и като гледам колко хора има във фитнес залата, си мисля, че не сме единствените, за които спортът е трудно занимание.

3. Смях – иска ми се да имаме малко повече смях в офиса, но често не ни остава време или нямаме шута, който да ни развесели.

Е това са само няколко от препоръките, които разработихме с екипа и които използваме при управлението на компанията. А какви са вашите методи, за да се справите с многото задачки и с управлението на времето?